Votre métier, c'est accompagner. La conformité Qualiopi ne devrait pas vous en empêcher.

Trois phases. Pas deux, pas quatre : exactement trois, dans l’ordre prévu par l’article R6313-4 du Code du travail.

1. Phase préliminaire : analyse de la demande, confirmation de l’engagement du bénéficiaire, co-construction du programme personnalisé.
2. Phase d’investigation : exploration des compétences, motivations, valeurs et pistes de projet. C’est le cœur du dispositif, celui qui ne peut jamais être escamoté.
3. Phase de conclusion : restitution, document de synthèse confidentiel, plan d’action sur 3 horizons (3 mois, 6 mois, 12 mois).

Le pipeline Bilan de Qalia est distinct du pipeline Formation 6 étapes. Qalia refuse de générer un document de synthèse si la phase d’investigation n’a pas été complétée. Chaque document produit référence la phase dont il relève et les indicateurs RNQ V9 applicables.

Le pipeline Bilan couvre les 22 indicateurs applicables à la Cat. 2 (20 structurés documentairement par Qalia). Les indicateurs 8 et 32 relèvent du jugement terrain du praticien.

La confidentialité du bilan n’est pas une option. C’est une obligation légale. Qalia est conçu en conséquence, sur deux niveaux distincts.

D’une part, vos données restent dans votre compte ChatGPT. Qalia ne stocke aucune donnée personnelle de vos bénéficiaires, pas de serveur tiers, pas de base de données Rungo. Ce qui circule, ce sont des structures pédagogiques, jamais des parcours de vie nominatifs.

D’autre part, le document de synthèse est structuré sans notation chiffrée, conformément à l’interdiction de l’article R6313-7. Qalia produit exclusivement une synthèse qualitative (constats, compétences identifiées, pistes de projet, plan d’action). Aucun score, aucun classement, jamais.

Ce que Qalia ne peut pas faire à votre place : la déclaration RGPD, le registre de traitement et la collecte formelle du consentement éclairé. Ces obligations incombent au praticien, pas à l’outil.

Un praticien bilan (cabinet lyonnais, 8 bénéficiaires/mois) décrivait sa situation avant Qalia : « Je passais plus de temps à rédiger les conventions et les synthèses qu’à être avec les gens. »

Qalia produit 6 documents structurés pour chaque bilan :

• Convention tripartite : durée, coût, planning prévisionnel des 3 phases (exigence guide V9, 8 mars 2024)
• Document de consentement éclairé : conformément au R6313-4, signé avant démarrage
• Grille d’investigation structurée : compétences, motivations, valeurs, aspirations, matrice forces/axes
• Document de synthèse confidentiel : synthèse qualitative, sans notation chiffrée (R6313-7)
• Plan d’action personnalisé : objectifs court/moyen/long terme, étapes concrètes, calendrier
• Grille de suivi post-bilan : critères d’observation, jalons de relance à 6 mois

Chaque document est produit selon les exigences du RNQ V9 et nécessite votre relecture avant remise au bénéficiaire. Vous restez l’auteur : Qalia structure, vous validez.

24 heures maximum. C’est inscrit dans le R6313-4. Pas une recommandation : une limite légale.

Qalia intègre cette contrainte nativement dans le dialogue guidé :

• La convention tripartite précise la durée totale planifiée et le découpage par phase
• La grille d’investigation est calibrée pour tenir dans l’enveloppe disponible
• Le plan d’action est dimensionné en cohérence avec le temps restant en phase de conclusion

Ce que Qalia ne gère pas : la planification réelle des séances, le suivi des heures effectives avec le bénéficiaire, les dépassements éventuels. Ces arbitrages appartiennent au praticien.
Qalia structure le contenu dans l’enveloppe légale. Vous gérez le temps avec votre bénéficiaire.

Les deux activités coexistent dans le même abonnement. Un seul compte, deux pipelines distincts.

Dans le sélecteur de profil, cochez simultanément « Bilan de compétences » et « Formateur ». Qalia détermine la catégorie L6313 concernée au début de chaque session et adapte ses productions en conséquence.

Les indicateurs RNQ V9 applicables diffèrent selon la catégorie. Qalia adapte nativement la couverture documentaire (21–24 indicateurs pour Cat. 1 ; 20 indicateurs pour Cat. 2).

Le consentement éclairé n'est pas une formalité : c'est la condition d'entrée dans le bilan.

Qalia structure le document de consentement conformément au R6313-4 : nature de la prestation, droits du bénéficiaire, règles de confidentialité, possibilité de mettre fin au bilan à tout moment, modalités de restitution et de destruction des documents.

Ce que Qalia ne fait pas à votre place : recueillir la signature. C'est votre responsabilité de praticien que de vous assurer que le bénéficiaire a lu, compris et signé avant le démarrage de la phase préliminaire.

Règle simple : document structuré par Qalia, signature collectée par vous, archivage conforme sous votre responsabilité RGPD.

Un bilan à distance, c'est le même cadre légal, les mêmes 3 phases, la même exigence documentaire. Qalia produit les documents quelle que soit la modalité.

Ce que Qalia couvre en distanciel :

• La structuration des 3 phases : préliminaire, investigation, conclusion. Identique au présentiel.
• La convention tripartite : inclut la modalité distancielle, les outils utilisés, les conditions de connexion
• Les grilles d'investigation : adaptées au contexte à distance (exercices réflexifs en asynchrone, restitutions en visio)
• Le document de synthèse : format identique, remis de façon sécurisée au bénéficiaire

Ce que Qalia ne couvre pas : le choix de l'outil de visioconférence, la mise en place de la signature électronique, la sécurisation du canal de transmission du document de synthèse. Ces choix techniques et organisationnels vous appartiennent.

Le plan d’action, c’est la raison d’être du bilan. Pas un appendice : le livrable final que le bénéficiaire emporte.

Qalia le structure en 4 composantes, intégrées au document de synthèse (phase de conclusion) :

1. Objectifs hiérarchisés : court terme (3–6 mois), moyen terme (1–2 ans), long terme (3–5 ans)
2. Étapes concrètes : actions identifiées pendant l’investigation, ordonnées par priorité et faisabilité
3. Ressources identifiées : formations, certifications, réseaux, dispositifs de financement (CPF, VAE, transitions pro)
4. Calendrier prévisionnel : jalons réalistes, incluant le suivi à 6 mois prévu par le R6313-4

Vous validez et adaptez le plan avant remise au bénéficiaire. C’est votre lecture de la personne, pas celle de l’IA, qui donne sa justesse au plan d’action.

Le bilan de compétences est l'une des actions finançables par le CPF (L6313-1). Qalia produit la documentation qui répond aux exigences de prise en charge.

Ce que Qalia structure pour le dossier CPF :

• Convention de bilan tripartite conforme (durée, coût, planning des 3 phases)
• Programme personnalisé avec objectifs opérationnels (I-04, I-05)
• Attestation de réalisation des 3 phases
• Document de synthèse remis au bénéficiaire

Ce qui reste de votre ressort : la déclaration de prestation sur Mon Compte Formation, le suivi administratif EDOF, la gestion des paiements et les délais réglementaires de carence. Qalia structure les livrables. La conformité administrative du dossier de financement vous incombe.

En cas de contrôle OPCO ou d'Inspection, vos documents Qalia tracent la démarche de conception par phase et la couverture des indicateurs RNQ V9.

Faisons le calcul pour un cabinet de bilan.

En méthode traditionnelle, un bilan complet représente 20 à 30 h de conception documentaire (calibration V2.2, 16 praticiens consultés).
Avec Qalia : 5 à 8 h par bilan. Dont 2 h de dialogue guidé, le reste en relecture et adaptation terrain.

Pour un cabinet réalisant 10 bilans par mois :

L’abonnement de 297 €/moisde 2 970 €/an (2 mois offerts) est rentabilisé avant le 2e bilan. Le reste du mois, chaque heure récupérée est du temps disponible pour vos bénéficiaires, ou pour accueillir un bilan de plus.

Le RNQ V9 ne traite pas le bilan comme une formation continue. Les attendus sont spécifiques.

Les indicateurs à surveiller en priorité pour le bilan :

• I-01 à I-03 (information du public) : la convention doit préciser la durée totale, le coût et le planning prévisionnel des 3 étapes (guide de lecture V9, 8 mars 2024, exigence propre au bilan)
• I-04 et I-05 (objectifs) : co-construits avec le bénéficiaire dès la phase préliminaire, formalisés avant l'investigation
• I-11 et I-12 (suivi et adaptation) : adaptation du parcours selon l'évolution du bénéficiaire, traitement des abandons
• I-09 et I-10 (prestation) : pertinence des conditions d'information, adéquation des contenus aux objectifs co-construits en phase préliminaire
• I-21 et I-22 (qualification) : compétences spécifiques des praticiens bilan (Critère 5)

Qalia mappe chaque document produit sur ces indicateurs et vous signale les manques avant remise au bénéficiaire. Couverture : 20 indicateurs sur 22 applicables à la Cat. 2.

La grille d'investigation, c'est la colonne vertébrale du bilan. Bâcler sa structure, c'est fragiliser tout le reste.

Qalia produit une trame structurée en 4 domaines d'exploration :

1. Parcours professionnel : historique, compétences développées, ruptures et reconversions
2. Compétences transversales : communication, autonomie, organisation, leadership, calibrées sur le référentiel bilan
3. Motivations et valeurs : ce qui donne sens au travail, ce qui est non-négociable
4. Projet professionnel : pistes identifiées, conditions de faisabilité, ressources mobilisables

Temps moyen de production : 2 h avec Qalia, contre 8 h en méthode traditionnelle (calibration V2.2, consensus 12 praticiens sur 16).
Vous adaptez la grille à chaque bénéficiaire avant utilisation. C'est votre lecture de la personne qui rend la trame vivante.

Règle de bon sens : une grille d'investigation ne se lit pas en séance. Elle se prépare, s'adapte, et s'oublie une fois en entretien pour laisser place à l'écoute réelle.

Pas de note. Pas de score. Pas de classement. Le R6313-7 est sans ambiguïté sur ce point.

Qalia produit une synthèse exclusivement qualitative, structurée en 5 parties :

• Constats issus de l’investigation : faits observés, éléments rapportés par le bénéficiaire
• Compétences identifiées : compétences confirmées, compétences à développer, ressources inexploitées
• Pistes de projet : 2 à 3 orientations professionnelles argumentées, avec conditions de réalisation
• Plan d’action : étapes concrètes, calendrier, ressources identifiées
• Modalités de suivi : entretien prévu à 6 mois, points de vigilance

Aucun algorithme de scoring ne transparaît dans les formulations. Vous restez garant de la formulation finale avant remise au bénéficiaire : la synthèse doit refléter votre accompagnement, pas une analyse froide.

En cas de contrôle, le document de synthèse doit demeurer confidentiel (R6313-7) : seul le bénéficiaire peut en autoriser la communication à des tiers.

Le suivi à 6 mois n’est pas une bonne pratique facultative. C’est une exigence du R6313-4, incluse dans la phase de conclusion.

Qalia intègre ce suivi dans le document de synthèse dès la production : les jalons de relance sont formalisés dans le plan d’action, avec une date indicative d’entretien à 6 mois et les indicateurs de progression à vérifier.

« J’avais tendance à considérer le bilan comme terminé à la remise de la synthèse. Qalia m’a amenée à structurer le suivi dès la conclusion, et mes bénéficiaires l’ont remarqué. »
Praticienne bilan, 6 ans d’expérience, Nantes

Ce que Qalia ne gère pas : l’entretien effectif à 6 mois, la mise à jour du projet en cours de réalisation, le suivi post-bilan au-delà du document initial. La structure est en place. L’accompagnement reste le vôtre.

Le bilan traite des données parmi les plus sensibles qui soient : parcours de vie, motivations profondes, projets personnels. La protection de ces données n'est pas une question technique : c'est une question de confiance.

Ce que l'architecture garantit :

• Aucune donnée stockée par Rungo : tout reste dans votre compte ChatGPT (chiffrement AES-256, politique OpenAI : vos données ne servent pas à entraîner les modèles)
• Confidentialité R6313-7 intégrée nativement : le document de synthèse est structuré comme document confidentiel, destiné au seul bénéficiaire
• Pas de partage tiers par défaut : aucune intégration CRM, aucun export hors de votre environnement

Ce qui reste de votre responsabilité en tant que praticien :

• La déclaration RGPD auprès de la CNIL (si vous traitez des données personnelles à titre professionnel)
• Le registre de traitement des activités
• La collecte formelle du consentement éclairé avant démarrage
• La destruction des documents au terme du bilan (R6313-7)

En cas de demande d'accès ou de rectification d'un bénéficiaire, c'est vous, en tant que responsable de traitement, qui êtes l'interlocuteur légal, pas Rungo.

Le Livret 2, c’est l’exercice le plus redouté de la VAE. Pas parce qu’il est long : parce qu’il exige de « prouver ce qu’on sait faire » avec des mots précis, bloc RNCP par bloc RNCP.

Les 3 erreurs qui font chuter un Livret 2 au jury :

1. L’expérience racontée au lieu d’être prouvée : le candidat décrit son métier, sans rattacher chaque activité à un bloc de compétences du référentiel RNCP.
2. Les verbes d’action génériques : « j’ai participé », « j’ai aidé », « j’ai travaillé sur ». Le jury cherche le niveau de responsabilité réel, pas la présence sur un projet.
3. Les preuves manquantes ou mal placées : annexées en vrac au lieu d’être rattachées bloc par bloc à la compétence qu’elles démontrent.

Ce que Qalia fait concrètement : il croise chaque expérience déclarée avec le référentiel visé (bloc par bloc), signale les zones sous-documentées et propose une formulation ancrée sur les verbes d’action attendus par les jurys.

Le candidat garde la main sur le fond : c’est sa vie professionnelle. Le jury, lui, reste souverain sur la décision finale. Qalia n’intègre aucun jugement d’opportunité.

Deux étapes, deux périmètres distincts. L’un appartient à Qalia, l’autre vous appartient entièrement.

Préparation au jury (territoire Qalia) : argumentaire structuré bloc par bloc, anticipation des 10 questions les plus probables par référentiel, articulation preuves / compétences, simulation écrite des formulations attendues. Tout ce qui peut être pensé avant le jour J se prépare ici.

Passage devant le jury (territoire de l’accompagnateur) : cette étape est grisée dans le pipeline Qalia. Pas parce que l’outil évite la difficulté : parce que c’est précisément là que votre regard, votre voix et votre expérience humaine font basculer un dossier.

Qalia structure l’avant. Vous incarnez le pendant. Le candidat repère clairement ce qui vient de l’outil et ce qui vient de vous : c’est ce qui justifie votre valeur d’accompagnateur.

Construit sur la loi du 21 décembre 2022 (loi « Marché du travail ») qui a refondé le cadre de la VAE et créé le portail public France VAE. Le pipeline Qalia couvre les 6 étapes du parcours :

1. Recevabilité (Livret 1) : éligibilité et faisabilité du projet candidat.
2. Analyse des preuves d’expérience : cartographie des acquis par rapport au référentiel RNCP.
3. Livret 2 : structuration bloc par bloc, ancrage des preuves, formulation activités.
4. Préparation au jury : argumentaire, anticipation des questions, simulation écrite.
5. Passage devant le jury : hors périmètre Qalia (étape humaine griseée dans le pipeline).
6. Formation complémentaire : si validation partielle, structuration d’un parcours ciblé sur les blocs non validés.

Sur ces 6 étapes, Qalia structure documentairement 22 indicateurs du RNQ V9 spécifiques à la Cat. 3 (guide de lecture du 8 mars 2024, France Compétences). Les mises à jour réglementaires sont intégrées sous 30 jours maximum : engagement contractuel inscrit dans nos CGV.

Une validation partielle n’est pas un échec. C’est un point d’étape sur le chemin de la certification. Et c’est souvent dans ce moment-là que l’accompagnateur fait la plus grande différence pour le candidat.

Le parcours de complément en 4 étapes (pipeline Qalia, étape 6) :

1. Lire la décision du jury : identifier précisément les blocs non validés et la motivation de chaque refus (indépendant des autres blocs validés).
2. Cartographier l’écart : pour chaque bloc manquant, isoler la compétence ou l’activité qui n’était pas suffisamment documentée dans le Livret 2.
3. Construire un parcours ciblé : uniquement les compétences non validées (formation courte, mise en situation, ou complément d’expérience), pas l’intégralité du titre.
4. Préparer le second passage : dossier de réexamen structuré selon les attendus du jury, avec traces des acquis nouveaux.

Le candidat repart avec un plan précis, pas une feuille blanche. Le complément est recentré sur ce qui manque, pas sur ce qui est déjà acquis. C’est une économie de temps et d’énergie pour lui, et une garantie de rigueur pour votre dossier.

C’est la règle depuis la réforme 2022 : au minimum 1 an d’expérience (continue ou non) en rapport direct avec la certification visée. La durée est calculée tous statuts confondus, y compris stages, bénévolat et activités non rémunérées (décret n° 2023-1275 du 27 décembre 2023).

Qalia structure les documents. Vous prenez les décisions d’admission. C’est la frontière qui garantit la légitimité de votre accompagnement.

Le Livret 1, c’est la clé d’entrée. Sans recevabilité validée par le certificateur, le parcours VAE ne démarre pas. Et c’est aussi là que se joue votre décision la plus importante d’accompagnateur : ouvrir ou non un pipeline qui mobilisera des mois.

Les 3 pièges classiques du Livret 1 :

• Le référentiel mal choisi : le candidat vise un titre qui ne correspond pas à son expérience réelle. Résultat : Livret 2 décalibré dès le départ.
• Le cumul d’expérience insuffisant : 12 mois requis mais mal pièces démontrés (contrats, attestations, relevés bénévolat).
• L’activité sans rapport direct : le lien entre l’activité déclarée et la certification visée n’est pas explicite pour le certificateur.

Qalia croise nativement l’expérience déclarée avec le référentiel RNCP ciblé et vous signale ces trois risques avant le dépôt. Vous gagnez une décision Go/No-Go ancrée sur la probabilité réelle de recevabilité, pas sur une intuition.

La décision finale de recevabilité appartient au certificateur (France VAE), jamais à Qalia.

VAE individuelle et « accompagnement collectif » : la nuance n’est pas cosmétique. Juridiquement, chaque candidat reste titulaire de son parcours, de ses preuves et de sa décision de jury. Qalia respecte ce principe : un parcours traite = un candidat à la fois.

C’est précisément dans la personnalisation des preuves d’expérience que votre valeur d’accompagnateur se joue. Le reste, c’est du cadre réutilisable que Qalia vous évite de refaire 10 fois.

Faisons le calcul pour un accompagnement VAE complet (Livret 1, analyse des preuves, Livret 2, préparation jury).

Le gain n’est pas un gadget : ce sont 17 à 23 h rendues à ce qui ne peut pas être délégué, les entretiens avec le candidat, la construction de sa confiance, l’affinage des verbes d’action, et le travail sur la posture jury.

¹ Calibration V2.2 Qalia, 16 praticiens VAE interrogés (accompagnateurs indépendants et cabinets). Le temps réel varie selon le référentiel visé (niveau 4 à 7), la densité d’expérience du candidat et votre aisance avec l’outil. Le simulateur ci-dessus personnalise ce calcul.

Tout dépend de l’inscription de votre titre. Trois cas de figure :

• RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) : couverture native et complète. Qalia va chercher le référentiel officiel enregistré sur France Compétences, structure bloc par bloc, et mappe les 22 indicateurs RNQ V9 spécifiques VAE.
• RS (Répertoire Spécifique) : couverture complète également. La logique par blocs s’applique, la différence porte sur la nature de la certification (habilitation, qualification professionnelle).
• Certifications de branche hors répertoires nationaux : la méthode Qalia de structuration par blocs reste applicable, mais le mapping RNQ V9 est partiel (certaines exigences d’un titre de branche sortent du cadre Qualiopi formation continue).

Si votre titre est hors RNCP/RS, abordez-le lors de la démo offerte. Nous évaluons ensemble le niveau de couverture réel avant tout engagement.

La Cat. 3 (VAE) mobilise 22 indicateurs du RNQ V9 structurés documentairement par Qalia (Guide de lecture du 8 mars 2024, France Compétences). Parmi eux, trois critères surprennent systématiquement les accompagnateurs non préparés lors d’un audit VAE :

• Critère 1 (Information du public) : tracer la faisabilité du projet dès la recevabilité. Cette exigence est spécifique VAE : elle n’existe pas dans le pipeline formation continue, où la faisabilité est présumée acquise.
• Critère 2 (Objectifs) : aligner les objectifs de l’accompagnement sur les blocs RNCP visés, phase par phase. Chaque bloc doit produire ses propres livrables, pas une synthèse globale.
• Critère 5 (Qualification) : justifier votre compétence d’accompagnateur VAE, distincte de votre compétence de formateur. L’auditeur cherche une trace explicite de votre parcours VAE, pas uniquement votre parcours de formateur.

Qalia mappe les 6 étapes du pipeline VAE sur ces indicateurs et signale en temps réel les zones sous-documentées. Les indicateurs transversaux (tous les autres) sont couverts par les parcours Cat. 1 et communs.

L’indicateur 8 (positionnement et évaluation des acquis) relève en partie du terrain : Qalia fournit les grilles, votre pratique d’entretien fournit la matière.

Oui pour votre prestation. Non pour votre outil. C’est la distinction qui évite les confusions avec les financeurs.

Votre accompagnement VAE (Cat. 3, art. L6313-1) est éligible au CPF dès lors que votre organisme est certifié Qualiopi. C’est la prestation que vous vendez au candidat et c’est elle qui figure sur Mon Compte Formation.

Qalia, lui, est un outil de productivité (abonnement SaaS). Il n’est pas finançable par le CPF, l’OPCO, France VAE ou un autre dispositif. Il relève de vos coûts de production, pas de votre offre client.

Dit autrement : vous facturez votre expertise d’accompagnement VAE, Qalia vous évite de passer vos soirées sur la mise en forme bloc par bloc. Le candidat paie l’un (votre regard, votre pratique). Vous payez l’autre (l’outil qui vous rend 17 à 23 h par parcours).

Faisons le calcul pour un volume courant d’accompagnateur actif : 5 parcours VAE par mois.

L’abonnement de 297 €/moisde 2 970 €/an (2 mois offerts) est rentabilisé dès le 1er parcours du mois. Le reste, c’est du temps rendu à l’accompagnement humain, ou du chiffre d’affaires supplémentaire si vous ouvrez un parcours de plus.

« Avant, je passais mes week-ends sur les Livrets 2. Maintenant je me concentre sur les entretiens. »
Accompagnatrice VAE, 7 ans d’expérience, Lyon

^* Taux horaire médian d’un accompagnateur VAE indépendant en France (fourchettes observées 70–130 €/h selon région, référentiel et prise en charge). Votre taux réel modifie l’économie proportionnellement.

Le CCF (Contrôle en Cours de Formation) est l’un des points les plus mal documentés lors d’un audit Qualiopi CFA. Pas parce que les formateurs ne font pas le travail : parce qu’ils le font sans laisser la trace attendue par le référentiel.

Ce que Qalia structure par bloc RNCP :

• Le calendrier d’évaluation : ancré sur le calendrier d’alternance, chaque situation d’évaluation est positionnée en phase centre ou en phase entreprise selon la nature de la compétence visée.
• Les fiches d’évaluation : une par bloc, avec compétences ciblées, critères observables, modalités (épreuve, mise en situation, dossier) et grille de notation.
• Le lien avec les périodes en entreprise : traces croisées centre / entreprise pour chaque compétence évaluée en situation de travail (indicateur I-28).
• La synthèse par bloc : document de décision final pour le jury d’examen, rassemblant toutes les évaluations CCF du parcours.

Sur cette seule exigence, Qalia couvre en partie ou entièrement 6 indicateurs du RNQ V9 : I-13 (coordination alternance), I-17 à I-19 (adaptation des modalités), I-21 (qualification des évaluateurs) et I-28 (ingénierie en situation de travail). L’indicateur 8 (positionnement et évaluation des acquis) reste de votre responsabilité terrain.

Ce n’est pas la même ingénierie. Confondre les deux est l’écart n° 1 signalé par les auditeurs Qualiopi en contrôle CFA. Qalia maintient deux pipelines distincts.

Le pipeline Cat. 4 de Qalia ne réutilise pas les 6 étapes du pipeline Cat. 1. Il est construit spécifiquement à partir des attendus CFA, avec ses propres templates et ses propres points de contrôle.

La coordination centre/entreprise est la faille n° 1 signalée lors d’un audit Qualiopi CFA. Pas parce qu’elle n’existe pas : parce qu’elle existe dans les échanges quotidiens mais sans trace opposable à l’auditeur.

Les 3 documents qui tracent la coordination :

• Le bilan intermédiaire tripartite : point d’étape entre apprenti, tuteur et formateur référent. Qalia propose une trame avec objectifs atteints, ajustements nécessaires et plan jusqu’au prochain point.
• Le livret de suivi d’alternance : document continu qui retrace ce que l’apprenti fait en entreprise, bloc par bloc. C’est là que se joue l’indicateur I-13.
• La fiche de liaison tuteur/formateur : échanges formaliser entre les deux référents de l’apprenti, événements signalés, adaptations du parcours.

Sur ces trois documents, Qalia couvre I-13 (coordination centre/entreprise, exclusif CFA), I-18 (coordination des intervenants) et contribue à I-14 (accompagnement socio-professionnel). L’auditeur ne cherche pas la perfection : il cherche la trace structurée d’une articulation réelle.

MEST : Missions en Situation de Travail. C’est le document qui fait le pont entre ce que l’apprenti fait en entreprise et le référentiel qu’il doit valider.

Ce que documente une fiche MEST :

• Les activités confiées à l’apprenti : tâches réelles sur la période, pas un intitulé de poste.
• Le lien avec les blocs RNCP visés : chaque activité est rattachée au bloc de compétences qu’elle permet de développer ou d’évaluer.
• L’évaluation du tuteur : appréciation qualitative, niveau d’autonomie atteint, points de progression.
• Le retour du formateur référent : articulation avec les séquences du centre et ajustements proposés.

Qalia structure ces fiches pour couvrir deux indicateurs clés du RNQ V9 : I-13 (coordination centre/entreprise) et I-28 (ingénierie en situation de travail).

Règle pratique : sans fiche MEST structurée, l’indicateur I-28 est difficilement défendable devant un auditeur. C’est le point de contrôle le plus souvent signalé en CFA.

Les 5 indicateurs exclusifs CFA du RNQ V9 sont précisément ceux que les auditeurs Qualiopi scrutent en priorité lors d’un contrôle d’organisme d’apprentissage. Voici comment Qalia se positionne sur chacun.

• I-13 (Coordination alternance centre/entreprise) : couvert par Qalia. Livret de suivi, bilans intermédiaires, fiches de liaison tuteur/formateur.
• I-14 (Accompagnement socio-professionnel de l’apprenti) : couvert par Qalia. Trame d’entretien individuel, repérage des difficultés, plan de remédiation.
• I-15 (Droits et devoirs de l’apprenti en situation de travail) : hors périmètre Qalia, 100 % terrain. Cet indicateur repose sur une session d’information réelle (congés, rémunération, droit de retrait) que seul un intervenant humain peut animer et attester.
• I-20 (Référent handicap et conseil de perfectionnement) : couvert par Qalia. Procédure handicap, ordre du jour et compte rendu du conseil, suivi des décisions.
• I-29 (Insertion professionnelle post-formation) : couvert par Qalia. Questionnaire de suivi à 6 et 12 mois, plan de relance, rapport de synthèse exploitable par l’auditeur.

Règle à retenir : 4 indicateurs sur 5 sont structurés documentairement par Qalia en mode Guidé (environ 70 % de l’effort de mise en forme). Le 5^e (I-15) relève de votre pratique terrain, et c’est normal : aucun outil ne peut remplacer une session d’information réellement animée auprès des apprentis.

La convention tripartite est un document légal qui engage trois parties : le CFA, l’entreprise d’accueil et l’apprenti. Elle est encadrée par les articles L6231-1 et suivants du Code du travail.

Ce que Qalia structure dans la convention :

• Les engagements réciproques des trois parties, articulés sur le parcours.
• Le calendrier d’alternance centre/entreprise sur la durée du contrat.
• Les compétences visées reliées au référentiel RNCP.
• Les modalités de suivi (bilans intermédiaires, fiches MEST, points tuteur/formateur).

Ce qui reste de votre responsabilité exclusive :

• La vérification juridique du texte final avant signature (clauses de résiliation, contentieux, etc.).
• La signature par les trois parties.
• Le dépôt auprès de l’opérateur de compétences et le respect des délais légaux.

Qalia n’est pas un cabinet de droit social. En cas de doute sur une clause, faites valider le texte par votre juriste ou votre conseil.

Il n’y a pas un rythme unique d’apprentissage. Il y a votre organisation pédagogique et celle de vos entreprises partenaires. Qalia s’adapte aux 4 rythmes les plus courants en France :

• 1/4 hebdomadaire : 1 semaine en centre, 3 semaines en entreprise. Rythme dominant en apprentissage supérieur.
• 1/3 hebdomadaire : 1 semaine en centre, 2 semaines en entreprise. Rythme classique en CAP et Bac Pro.
• Mensuel : 1 semaine en début de mois en centre, le reste en entreprise. Adapté aux secteurs à forte continuité opérationnelle.
• Semestriel : blocs de plusieurs semaines alignés sur les périodes d’activité de l’entreprise (tourisme, agriculture, événementiel).

Vous définissez les périodes, Qalia structure le planning et vérifie sa cohérence avec le contrat d’apprentissage, la durée légale en centre (art. L6211-2 du Code du travail : minimum 25 % de la durée totale) et le référentiel RNCP visé.

Point de vigilance audit : ce planning doit être opposable lors d’un contrôle. Un tableau mal documenté ou une incohérence entre rythme annoncé et réalité constatée est un écart récurrent signalé par les auditeurs Qualiopi.

Le conseil de perfectionnement n’est pas une option. C’est une obligation légale pour tout CFA depuis la loi du 5 septembre 2018 (art. L6231-4 du Code du travail), et l’indicateur I-20 du RNQ V9 en fait un point de contrôle Qualiopi incontournable.

Les 3 éléments auditables structurés par Qalia :

1. L’ordre du jour : 5 à 7 points types couvrant évolution des parcours, retours apprentis/entreprises, résultats aux examens, insertion, projets pédagogiques.
2. Le compte rendu : trame structurée avec décisions prises, points de désaccord éventuels et planning de mise en œuvre.
3. Le suivi des décisions : document de suivi d’une séance à l’autre, tableau d’avancement des actions décidées lors du conseil précédent. C’est ce document que les auditeurs demandent en premier.

Ce qui reste de votre responsabilité : la composition du conseil (représentants apprentis, entreprises, personnels, collectivités selon l’article L6231-4), la convocation réelle des membres, la tenue effective de la séance et les votes. Qalia prépare le dossier, vous animez la gouvernance.

L’insertion professionnelle à 6 et 12 mois post-diplôme est le thermomètre de votre CFA aux yeux de l’auditeur Qualiopi. C’est l’indicateur I-29, spécifique à la Cat. 4, et c’est aussi l’un des critères publics de comparaison entre CFA via le dispositif ministériel InserJeunes.

Le dispositif complet structuré par Qalia :

• Le questionnaire de suivi : 15 à 20 questions types (situation pro, cohérence avec le diplôme, rémunération, satisfaction du parcours), prêt à envoyer à 6 et 12 mois après la sortie.
• Le plan de relance : calendrier d’envois, 3 vagues (J+0, J+15, J+30), modèles de messages court et long, trame d’appel téléphonique pour les non-répondants.
• Le rapport de synthèse : taux d’insertion par promotion, taux de réponse, répartition par type de contrat (CDI, CDD, poursuite d’études, recherche, reconversion). Directement exploitable par l’auditeur.

Les données collectées alimentent votre dossier Qualiopi ET votre remontée réglementaire au ministère (champ SYSCA). Un seul effort de collecte, deux obligations satisfaites.

« On avait les élèves en tête, mais aucun système pour les retrouver à 6 mois. Qalia a structuré le dispositif qu’on aurait dû avoir depuis le début. »
Responsable pédagogique CFA, Toulouse

Le tarif Qalia est identique pour les 4 catégories L6313 : 297 €/mois2 970 €/an (2 mois offerts) par utilisateur. C’est volontairement simple : pas de grille complexe, pas de modules à la carte, pas de surprise.

Pour un CFA avec une équipe de formateurs, une convention sur mesure prend le relais au-delà de 5 licences. Ce qu’elle inclut :

• Convention tarifaire sur mesure à partir de 5 licences, avec conditions négociées sur 12 mois.
• Onboarding équipe coordonné : cadrage collectif, puis sessions individualisées par formateur sur leurs cas réels.
• Gouvernance documentaire partagée : référents handicap, conseil de perfectionnement, insertion I-29 gérés au niveau établissement, pas par formateur.
• Facturation unique : une facture mensuelle ou annuelle établissement, au lieu d’autant de factures que de formateurs.

Au-delà de 10 formateurs, l’accompagnement inclut également une revue trimestrielle des usages avec le fondateur. Réservez un RDV pour un devis adapté à la taille de votre structure.

Multi-sites, c’est d’abord multi-parcours. Chaque site gère ses propres cohortes, ses propres entreprises partenaires et ses propres réalités locales. Qalia traite un parcours RNCP à la fois : chaque combinaison « titre + cohorte + site » est gérée indépendamment.

Pour un CFA avec plus de 10 formateurs ou plusieurs sites actifs, prenez rendez-vous : un accompagnement spécifique est prévu avec onboarding multisite, gouvernance documentaire partagée et revue trimestrielle.